人事担当が語る応募書類の書き方。目に留まる書類とは?

この記事の所要時間: 338

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実際に沢山の応募書類に目を通している人事担当の人の話を聞いてみました。
参考になる点が沢山あると思うので、ぜひ読んで今後の書類作成時に役立ててくださいね。

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応募書類は数千単位でくる

一般企業が社員募集をかけると、どれくらいの数の書類が届くと思われますか?
実は数千の単位で書類が届くのです。
たった採用は数人なのにも関わらず数千もの数の書類がやってくるのです。
人事担当の最初の仕事は「その書類から会いたい人を見つけ出す」という作業が待っています。
方法としては会社によるかもしれませんが、まずは全て開封して応募者が送ってきた書類を一まとめにしておきます。
そして担当者が手分けして、その書類に目を通すのです。
面接までの日にちは会社によりますが、あまり長くは設定していませんし、また他の仕事の合間にしていることなので、一枚一枚をしっかりと丁寧に目を通すというよりも、ザッと目を通している、というのが実情です。
不思議なもので、ただ、封を開けた時から良い書類、悪い書類というのは本当に二分化されていて「中間地点」のものはほとんどありません。
基本的にその内訳は9割以上がダメな書類で一割未満が良い書類です。

人事は書類を手に取らなくても分かる

沢山の応募書類を手に取っていると、不思議とご縁がある人というか、有望株というのはその書類を目で見ただけで分かるものなのです。
その書類たちには特別な事が書いてあるわけではなくても、なんというか熱意のようなものというか、真剣さが伝わってくるものなのです。
そのような、「あれ?」と思った書類は手に取り、しっかりと内容を読むこともありますが、「これは違う」と思った書類に関しては残念ながら、流し読み、と言うパターンです。
今までの経験上、見た目で興味を持てなかった書類というのは、実際に読んでみても興味を持つような内容ではありません。

また、残念ながら例えば1000通の書類が届いた場合、しっかりと目を通す書類というのは実に100通もないと思います。
大半はパッと見ただけで内容を確認しないこともあるのです。

このような書類は思わず見てしまう

写真はやはり重要。

この時に顔の「きれいさ」であったり「格好良さ」を見ているわけではなく、清潔感があり真面目そうな印象を受ける人にはやはり目が行くものです。なんとなく陰気臭くて・・・という方の場合にはそれ以上、読まない場合がとても多いです。
このことから考えても第一印象というのは実はとても大切です。
中にはスナップ写真で自分の顔の部分だけを切り取って貼って来る方もいますが、書類を作成する意欲が感じられないので、その場で不採用です。もちろん、服装も大切です。男性も女性もスーツ姿の場合が望ましいでしょう。

字がとても丁寧に書いてある。

時間がなかったのか、適当に書いている方がとても多いのです。書きなぐっていたりする場合には読む気にならない、というのが多いです。
また、丁寧に書かれている字には、それだけでやる気を感じるものです。

とにかく見やすく書いてある。

人の目はパッと見ただけで内容がある程度は分かる物ですね。その時に見ただけで内容が把握できるように書いてある書類は目を惹きます。

職種に合わせた書類作成を

極端な話ですが、一種類の書類を作ったら、それを使いまわしてはいませんか?
中にはどのような職種でも無難に当てはまるような「御社の目覚しい発展に貢献したく」などというような言い回しの志望動機を書いてくる人がいます。
そのような志望動機は腐るほど見ている、というのが人事の本音です。
このような人たちは立派なことが書いてはあるのですが、どこか気持ちがこもっていないのを感じるのです。
やはり、会ってみたいと思う人の書類というのはもっと踏み込んだ内容であり、またこの会社に自分が入社したらこんな事をしたいという具体的案がかかれて居たりします。
やはり、会社によってしっかりと「書類を作り分けている」人には好感を持ちます。それだけでその会社に入りたいという意思を感じますからね。

人事の目にとまる「職務経歴書」の書き方

2013-03-19再編集
2014-08-05画像追加

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