自分宛のメールで簡単に情報管理する方法

 

この記事の所要時間: 336

日常的に使っているメールは、従来のハガキや手紙を単に電子的に置き換えたものではありません。切手を貼って自分あての手紙を出す人はいませんが、自分に宛てたメールを使ってかんたんな情報管理をする方法があります。抱えている情報を整理してわかりやすくまとめて保管すると、気持ちもすっきりします。

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備忘録的な情報管理に最適な自分に宛てたメール

ちょっとした思いつきなどを、手近にあった不要なレシートの裏や紙切れなどに書いたりすることがあります。愛用の手帳に書き込む人もいるでしょう。忘れてはいけない大事ことや、短期的な予定などを携帯電話やスマホに入力する人もいます。それらの行動は「自分あてのメール送信」に置き換えることができます。

メールを使った情報管理には、いくつかの利点があります。必要なときにすぐに参照でき、安心で確実な情報の管理をすれば、もしものときでも必ず役に立つことでしょう。

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メールによる情報管理のメリット

手帳や日記は、落としたり、こっそりだれかに見られたりという懸念があります。大事なことを書いたメモをなくして困った経験はありませんか。メールはサーバに保管されているため、自分で消さない限りはデータ消失の危険性は低く、PCに保存するより比較的安全であるといえます。

また情報を一元管理できるので、どこに保管したかがわからなくなるということはありません。キーワード検索で目的のメールをすぐに見つけることもできます。書いたメモの存在自体をすっかり忘れてしまうということもないでしょう。

家の冷蔵庫にマグネットで貼り付けたカレンダーに書き込まれた予定は、その前に立たないと確認できません。インターネットに接続している環境なら、そのときに持っている端末から、いつどこでも追加、削除、内容の確認ができます。

既存のインフラを活用するため、新しい操作を覚えなくてはならないといった心理的な負荷もありません。やりかたさえ理解すればすぐに始めることができます。

日常のあらゆる情報を入れておく

仕事でメールを使っている場合は、プロジェクト名や、担当者名のフォルダでメール振り分けをしていると思います。「自分あてのメール送信」には、難しいルールはありません。

受信したメールの振り分け先、つまり追加する新しいフォルダの名称をあらかじめ作っておくというのが唯一のルールです。自分以外からのメールでも関連すれば一緒にしてかまいません。画像データを添付してもよいのです。

具体例としては「保険の契約番号や更新時期」「定期券の有効期限」「次回の免許更新年月日」「次回の車検」「誕生日」などの大事な日付の類、「Todo(やること)リスト」「買い物リスト」「ほしい物リスト」「次回のキャンプに持っていくものリスト」「読みたい本リスト」「歌う予定のカラオケ曲目リスト」などのリスト系、さらには「アイデア」「ネタ帳」「次の研究テーマ」「新商品開発」「プレゼント案のメモ」などのひらめき系のフォルダができると思います。

画面に表示される順序があるので、各フォルダ名の前に数字を付ければその順序で並びます。どこに入れるか決まらないものは、とりあえず「その他」に入れ、確定したあとで該当のフォルダに移動します。また、目印となる既読、未読、フラグの付け方などは自分なりのルールを決めて運用すればよいでしょう。

量が質に変わる瞬間

送信した日時がそのままタイムスタンプになり、PC、ケータイ、スマホなどの各端末間でいつでも参照できるため、無理に何かを覚えていなくてはならないというプレッシャーから解放されます。

案件名の付いたフォルダがあるとそれを常に意識することになり、アイデアの呼び水になる効果が期待できます。ある程度の量が蓄積すると、それぞれの関連性や傾向などが明らかになり、新たな別のアイデアを生みだすきっかけにもなります。

何かをひらめくためには、とことん考え抜いた後、いったんそのことを忘れるのがよいといわれます。もしものときに必要となる忘れてはいけない事柄の棚卸しをして一ヶ所に保管し終えると、心理的な余裕も生まれてきます。新しい考えや、思いもよらないアイデアが浮かぶかもしれません。

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